La matrice per prendere tutte le tue decisioni

Forse hai già sentito parlare della matrice importante-urgente:

È una matrice per catalogare gli impegni della tua to-do list in 4 aree secondo due direttive, l’importanza e l’urgenza.

Se non hai mai sentito parlare di questa matrice, ottimo: è l’argomento di questo articolo, e te la spiegherò nella maniera che intendo io.

Se invece già la conosci, dimentica tutto quello che hai imparato: io ho un’idea diversa di come dovrebbe essere utilizzata. Anzi, sono convinto che una visione “classica” della matrice importante-urgente sia un freno alla tua produttività e renda inutilmente complessa la tua vita.

Cosa significa importante e urgente

Okay, iniziamo dalle definizioni: cosa significa quando qualcosa è importante e urgente?

L’importanza è l’impatto che avrà sulla tua vita il portare a termine quel compito, o il non farlo. Un’attività è importante quando la differenza fra successo e fallimento ha una forte ripercussione sulla tua vita, che può essere in qualsiasi ambito:

• Personale
• Professionale
• Relazionale

E qualsiasi altra cosa. Queste sono le cose su cui non vuoi sgarrare, perché la posta in gioco è alta.

L’urgenza è un’altra cosa: è il tempo che hai di fare una cosa, in relazione al tempo che ti serve per farla. Ti spiego meglio.

Diverse attività richiedono poco tempo: pagare la bolletta con bonifico online, scrivere un’email. Tutte cose che puoi sbrigare in pochi minuti. Altre, invece, ti possono prendere giorni o settimane: creare un nuovo video professionale per un cliente, o completare GTA V prima che finiscano le ferie (sì, anche quello è un task). Se hai una settimana di tempo per far qualcosa, un’attività che ti prende cinque minuti non è urgente. Ma se ti prende 8 giorni, allora di urgenza ce n’è anche troppa.

Occhio a non confondere queste due cose: urgenza e importanza sono cose diverse. Uno riguarda il tempo che hai a disposizione per fare l’attività, l’altro l’impatto che ha sulla tua vita l’eventuale successo o fallimento.

Una precisazione importante

Questa matrice non è in bianco e nero, è una scala di grigi. La divisione in quattro categorie è artificiale, in realtà qualsiasi attività può essere messa in un punto specifico dello spazio nella matrice: anche se due attività sono urgenti e importanti, ce ne sarà una più urgente dell’altra e una più importante dell’altra.

Usa queste categorie per dare un’impostazione di massima alla tua giornata e gestire i tuoi impegni, ma ricorda che i task all’interno di ciascuna categoria possono essere a loro volta suddivisi in una matrice uguale. In altre parole: per ogni categoria ci sono attività più e meno urgenti, più e meno importanti.

La matrice importante-urgente: una visione nuova

Perfetto, pronti a partire…

Attività urgenti e importanti

Questi sono gli allarmi rossi, e secondo la matrice classica, sono i compiti che dovresti svolgere prima di tutti gli altri. Il che è vero, ma è una visione limitata e non ti dà veri consigli su come gestire la tua to-do list.

La verità è che queste attività dovrebbero essere relegate unicamente alle emergenze. Ossia, a cose imprevedibili e sconvolgenti che non potevi in alcun modo prevenire.

Purtroppo, per la maggior parte delle persone questo è lo stato di default: sul posto di lavoro, pensano che tutte le attività siano urgenti e importanti. Quindi vivono una vita di stress, sempre al limite, finché a forza di tirarla la corda non si spezza. Non solo è impossibile avere successo ed essere felice se le tua matrice è ingolfata con attività urgenti e importanti, ma non riuscirai a tenere un buon tenore di vita.

Puoi agire su due direttive, qui: abbassare l’importanza o abbassare l’urgenza.

Abbassare l’importanza di un’attività significa mettere in essere una serie di misure di sicurezza, per fare in modo che non esista un singolo evento che possa radicalmente peggiorare la tua vita. Ovviamente alcune cose sono fuori controllo: se ti esplode la conduttura del gas sotto casa, puoi farci poco. Ma nel tuo lavoro, in quanto tuo, potresti sorprenderti nel sapere quante cose siano sotto il tuo controllo.

Quindi chiediti: cosa posso fare per abbassare l’importanza di questo evento o possibilità? Cosa posso fare per suddividere il rischio? Dove con “rischio” non sto parlando di scalare l’Everest, quella è una cosa che fai nel tuo tempo libero. Sto parlando del tuo lavoro, di eventi che ti possono capitare e che metterebbero sottosopra la tua vita. Ti faccio un esempio pratico.

L’attività X è importante perché se non la fai vieni licenziato. Ecco due modi tramite i quali puoi abbassare l’importanza:

1. Comunicare meglio il tuo valore in azienda, in modo che un singolo errore non ti costi il posto di lavoro.
2. Tenerti in contatto con altri datori, in modo da poter subito tornare al lavoro una volta licenziato.

Abbassare l’urgenza significa pianificare. A parte i rarissimi eventi catastrofici che non potevi prevedere, per il 90% gli eventi urgenti sono tali perché hai sbagliato a pianificare. Quindi piuttosto che disperarti, vai a vedere cosa puoi fare la prossima volta per evitare che una situazione del genere si ripresenti.

In altre parole, smettila di vivere “sul filo del rasoio”. Non dire che non ci puoi fare niente, è una balla. Significa che non hai pianificato abbastanza bene la tua vita e il tuo futuro. È dura sentirselo dire, ma se non te lo dico in un modo brutale, non posso aiutarti a migliorare. 😉

Attività urgenti e non importanti

Queste è una categoria che ha il problema opposto di quella precedente: è troppo vuota.

Le persone tendono a considerare ogni compito urgente anche importante, ma non è così. Non avere paura di dire “non ho tempo di fare X, lascio perdere”. Piuttosto concentrati sulle cose importanti: quelle urgenti perché per definizione devi farle, e quelle importanti e non urgenti per evitare che diventino urgenti. Se lasciata a sé stessa, ogni attività tende a diventare sempre più urgente man mano che si avvicina la scadenza.

Questa è una categoria di cui devi occuparti solo se non hai più nessuna attività importante. Ma visto che questo non succede mai, allora puoi seguire il consiglio della matrice originale: se puoi delegare, fallo. Il tuo tempo vale di più di queste cosucce che potrebbe fare chiunque, mentre le attività importanti in genere puoi svolgerle solo tu.

Ricorda che per buona parte, “gestione del tempo” non significa ottimizzare la tua giornata per fare tutto quello che c’è nella tua to-do list, bensì scremare le attività veramente importanti da quelle che puoi ignorare senza conseguenze. Se cerchi di fare tutto, allora ti riempirai di attività inutili e non avrai tempo per quelle che fanno veramente la differenza.

Attività non urgenti e importanti

Questo è il Santo Graal della gestione del tempo, è dove vuoi spendere la maggior parte del tuo tempo. Significa che devi fare le cose in questa categoria prima che diventino urgenti, e trovi il tempo di farlo quando ti liberi di tutte le attività non importanti.

Con la giusta pianificazione, puoi fare ogni compito importante senza esplodere di stress. Non sarebbe bellissimo sapere di avere sempre il tempo per potertela prendere comoda? Cancellare per sempre la sensazione di avere l’acqua alla gola? Bene, ecco come fare.

La maggior parte delle persone fanno prima le attività urgenti e importanti, poi le urgenti e non importanti. Quando finiscono quelle, le attività non urgenti e importanti sono diventata urgenti e importanti e si ricomincia da capo. È un circolo vizioso che devi spezzare.

Fai le attività urgenti e importanti quando capitano, poi spostati subito sulle attività non urgenti e importanti. Quelle urgenti e non importanti le puoi ignorare o delegare, ma se parliamo della tua professione, allora ricordati che il tuo tempo vale molto più di quello che credi.

Attività non urgenti e non importanti

Questo è il rumore di fondo. Hai presente le vecchie TV con antenna, che davano un’immagine sgranata e piena di interferenze se non erano sintonizzate bene? Stessa cosa.

Non voglio dedicare più di un paio di righe a questo quadrante, perché il consiglio è semplice: dimenticati queste attività. Non ha senso perderci tempo, non valgono nemmeno il tempo di essere delegate. Perché spesso spariranno per conto loro, saranno solo un bip sul tuo radar che va e viene. Quelle poche attività che rimangono sul radar e diventano urgenti, allora possono essere delegate. Altrimenti, lasciale perdere.

Conclusione

Quindi, questa è la matrice secondo la quale devi dividere il tuo tempo e la tua to-do list.

All’inizio può essere utile scriverla: una rappresentazione visuale ti aiuterà meglio a capire come stai gestendo i tuoi impegni in questo momento. Con il tempo, se segui i miei consigli, la tua matrice si semplificherà a tal punto potrai tenerla a mente.