I miei 4 software di produttività personale preferiti

Io sono da sempre, e a questo punto credo sarò per sempre, una persona pigra.

Molti si vantano di lavorare tutto il giorno. In posti come Giappone o Cina, chi fa meno di 10 ore al giorno è uno scansafatiche. Anche qui in Italia c’è l’idea che più lavori, e più dovresti essere soddisfatto.

Per me funziona un po’ al contrario: meno lavoro, e più sono soddisfatto.

Con però un asterisco: devo comunque terminare i compiti che mi ero prefisso per la giornata. Quindi non mi misuro in base alla quantità di ore che lavoro, ma ai risultati che produco.

E se posso produrre lo stesso risultato lavorando di meno, tanto meglio!

Per questo uso una serie di software per rendere il mio lavoro più veloce: ecco quali sono.

1 – Google Suite

Una volta usavo Evernote, poi il loro editor di testo ha iniziato a starmi sulle scatole e ho provato Google Docs. Ora sono un fan sfegatato della suite di produttività di Google. Certo non è perfetto e ci sono cose che mi infastidiscono (tipo l’impossibilità di aggiungere nuovi indirizzi email personalizzati senza pagare), ma siamo anni avanti rispetto ai concorrenti.

Con soli 5€ al mese, ho una lista interminabile di servizi che uso tutti i giorni:

Gmail

Di gran lunga il miglior client di posta che abbia mai provato. Usavo Mailbird fino a qualche mese fa, che ha dalla sua una fantastica gestione delle scorciatoie da tastiera (idilliache quando hai tante email), ma Gmail vince per tutto il resto.

Interfaccia pulita e veloce, tante opzioni, zero pubblicità invasiva e una discreta quantità di scorciatoie da tastiera. In più esistono filtri, cartelle e tag, che danno una flessibilità assurda. E ovviamente, la funzione di ricerca è la migliore che esista.

Docs

Tipo Microsoft Office, ma più snello, in cloud, e gratuito. Per quando devo scrivere dei testi lunghi, è il meglio. In più posso condividere con un click file singoli o intere cartelle con i miei collaboratori.

Ottimo per la produttività perché è più flessibile di Excel, e con la sincronizzazione posso lavorare su tutti i miei PC senza dovermi portare in giro chiavette USB varie.

Drive

Integrato con Docs, è un clone di Dropbox. Tutti e due ottimi, forse Dropbox vince nella condivisione dei file, ma Drive è superiore per la sua interfaccia web intuitiva e veloce. Uso anche Dropbox (più che altro per le cose personali), ma per lavoro solo Drive.

Ottimo per la produttività perché posso condividere i file e sincronizzarli con tutti i miei computer. E si integra nativamente con Android.

Calendar

Google Calendar è il mio calendario. Io sono uno che si dimentica tutto, sempre. Quindi senza di quello sono perduto.

Esistono estensioni di Chrome per gestire Calendar direttamente dal browser, che lo rendono ancora più comodo. La possibilità di invitare persone, condividere il calendario e impostare reminder via notifica o email mi danno tutto quello che mi serve.

Utile anche per far sapere che, se qualcuno vuole un appuntamento con me, deve incastrarsi dentro al calendario (evita le distrazioni inopportune).

Keep

Un taccuino virtuale. Io carta e penna non li uso quasi mai, e tutto passa attraverso il computer. Se mi devo prendere appunti veloci, Keep è perfetto e immediato. Un po’ una schifezza la gestione delle etichette, ma ci si passa sopra.

Ottimo per la produttività perché mi serve uno strumento semplice e veloce per prendere appunti quando magari sono in giro sul telefono, e poi ritrovarmeli sincronizzati sul PC.

Hangouts

Da quando Microsoft ha comprato Skype, ha iniziato a fare sempre più schifo. Quindi sto cercando di convincere tutti a usare Hangouts. Fa le stesse cose, ma le fa meglio è ha una bella app su Android (seriamente Microsoft, provaci almeno a svilupparla un’app semi-decente). E ha un’interfaccia migliore. E una qualità della chiamata migliore. Insomma siamo su un altro pianeta.

2 – Boomerang

Boomerang è un’estensione per Gmail che si installa tramite plugin per Chrome, è gratuito per sempre nella sua versione base, altrimenti costa qualche euro al mese.

Principalmente, fa 2 cose:

1. Permette di scrivere un’email adesso, e programmarla per l’invio automatico in una data futura. Ottima per mandare email di lavoro all’ora giusta e far sì che vengano viste subito (o per non far capire che lavoro anche il fine settimana).
2. Mettere in pausa la posta in arrivo, per non essere disturbati.

La seconda è particolarmente interessante per la produttività.

Un sacco di persone che conosco hanno sempre la tab aperta delle email, perché magari devono scriverne tante. Ma quando ne ricevono una, si distraggono per leggerla. Bloccando la ricezione di nuove email invece, non si corre questo rischio.

E per evitare tutte le email di pubblicità, esiste unroll.me.

3 – Lastpass

Io adoro Lastpass, perché è l’unico sistema per avere una parvenza di sicurezza informatica senza dover uscire di testa.

Una delle leggi base della sicurezza su internet è: usa sempre password diverse per ogni account che crei.

La password per la mia banca è diversa da quella di Paypal, che è diversa da quella dell’admin di Mindcheats, che è diversa da quella di Facebook e via così. E sono tutte password piene di caratteri casuali, quasi impossibili da ricordare.

Con Lastpass mi devo ricordare solo una password, quella per accedere al software. E sarà Lastpass poi a ricordarsi le pass dei vari servizi. E con il plugin per Chrome o Firefox, addirittura mi completa lui i campi password e fa login in automatico.

È sicuro, al contrario di quello che potresti pensare, perché usa una cifratura SSL per tutte le password oltre che 2FA, quindi sono in una botte di ferro.

Ancora una volta, la chiave che rende Lastpass grandioso è il cloud. Salvo una password sul computer, e ce l’ho pure sul telefono e sul portatile.

4 – Xmind

Chi ha letto il famigerato Manuale anti-confusione, sa che per realizzare un grosso obiettivo bisogna spezzettarlo.

La mappa mentale è uno strumento utile per avere sempre sotto mano il tuo piano al ungo termine, e tutti i sotto-obiettivi che devi completare per realizzarlo. Il miglior software che conosco per le mappe mentali, senza pagare, è Xmind.

Quando inizio un nuovo progetto e mi accorgo che sarà qualcosa di complesso, apro una nuova mappa Xmind e inizio a buttare giù tutto quello che mi viene in mente. Poi, quando la programmazione è finita, inizio dal fondo e mi metto a lavorare.

Avere una mappa chiara è molto utile per la produttività personale, perché io mi trovo spesso a dire: “e ora che faccio?” Oltre che ad essere demotivato dalla mancanza di una struttura, di un qualcosa che mi faccia capire quanti progressi ho fatto.

Un’alternativa per chi ha un intero team da gestire è Asana, anche quello gratuito nella versione di base, e il mio preferito fra i concorrenti.

I grandi esclusi

Da questa lista mancano i software di produttività classici per bloccare le distrazioni (a parte Boomerang), tipo le app che bloccano Facebook, e i software tipo tecnica del pomodoro. Perché?

Perché non mi servono.

Non mi serve un’app che blocca Facebook, perché quando lavoro non sento il bisogno di controllarlo. Chiudo la tab, e vado avanti a lavorare. E il telefono non lo guardo mai.

App stile tecnica del pomodoro invece, non le uso. Perché non uso la tecnica del pomodoro (con me non funziona granché).

In generale, non sono un grande fan delle app per fare questo e fare quello. Io uso il computer da sempre e lo uso tanto, ma ciò nonostante, uso molte meno app e software di produttività della maggior parte delle persone che si interessano di crescita personale.

Questo perché io sono convinto che non servano, che siano solo un modo per nascondere un problema più grande. Se hai sempre la tentazione di guardare Facebook, piuttosto che bloccarlo durante le ore di lavoro, chiediti perché non sei abbastanza motivato da concentrarti su quello che stai facendo anche solo per qualche ora.

Inizia a fare una dieta mediatica, a toglierti dai social (non per sempre). Impara ad autocontrollarti per conto tuo, senza blocchi fisici. Così alleni anche la tua forza di volontà.