Come gestire le tue email (senza farti sommergere)

Questo è un guest post del buon Alberto Cabas Vidani, un blogger che seguo da qualche tempo. Mi ha chiesto di scrivere un articolo per Mindcheats, e io gli ho detto: certo, ma deve essere eccezionale. E lui ha superato le mie attese quando se n’è venuto fuori con questo maxi-post su come gestire la propria casella email, un compito che spesso risucchia tempo dalla nostra vita. Almeno, a me l’ha fatto per anni. Quindi se è un problema anche per te, buona lettura! 🙂

Secondo un articolo apparso su Inc. Magazine, passiamo in media 6 ore al giorno a gestire l’email. E molte altre fonti confermano dati simili. Ti sembra poco tempo?

Considera che in un giorno ci sono 24 ore. 6,3 ore corrispondono al 26% di ogni giorno. Vuol dire che il 26% della tua vita è sprecato sull’ dedicato all’email. A me sembra tantino.

Ovviamente, non puoi eliminare completamente questo mezzo di comunicazione. Però puoi ridurre drasticamente il tempo che ti richiede e lo stress che ti provoca. Ed in questo modo, puoi renderlo anche molto più efficace e farlo diventare un alleato invece che un minaccioso nemico.

Nel mio lavoro su Italian Indie e su FotoComeFare, ho creato sistemi e procedure che mi permettono di fare le cose nel modo più efficiente ed efficace possibile. In questo articolo voglio condividere con te il sistema che uso per dedicare pochi minuti al giorno all’email e raggiungere sempre “inbox zero”.

Buona lettura!

1 Usa Gmail

Se usi l’email devi usare Gmail. Punto.

I suoi vantaggi sono molti e inequivocabili:

• è stremamente facile e veloce da usare,
• puoi usarlo completamente da web, su qualsiasi smartphone ed è compatibile con tutte le applicazioni di gestione email (se proprio devi usare un programma specifico per l’email),
• esistono migliaia di estensioni per arricchirne le funzionalità,
• è totalmente gratuito,
• è nettamente migliore dei concorrenti,
• avere un indirizzo email su Gmail è ritenuto sufficientemente professionale (anche se non hai un dominio a tuo nome).

Anzi, mi spingerei oltre. Ti consiglio di avere più indirizzi Gmail. Ne puoi usare uno per le comunicazioni prettamente personali, uno per il lavoro, uno per la libera professione, eccetera.

2 Riduci le newsletter

Se leggi MindCheats, probabilmente sei sempre alla ricerca di qualcosa che ti possa migliorare, che possa insegnarti qualcosa di nuovo. Perciò, probabilmente sei iscritto a molte più newsletter di quante te ne servono.

Ho la soluzione, in tre semplici passi:

1. cancellati da tutte le newsletter,
2. apri mindcheats.net e iscriviti alla newsletter,
3. apri italianindie.com e iscriviti alla newsletter.

Ok, ok, sto scherzando. Passiamo alle cose serie (sì, però iscriviti alle newsletter di MindCheats e Italian Indie).

Probabilmente non riesci proprio a tenere il passo con tutte le email che affollano la tua casella. Periodicamente, è il caso di rimuovere la tua iscrizione dalle newsletter che non ti danno più valore. E anche se tutte le newsletter a cui sei iscritto sono assolutamente imprescindibili, c’è un modo per continuare a leggerle e ridurre al contempo il numero di email che ricevi.

La soluzione si chiama Unroll.me. Questo simpatico sito ti invia ogni giorno un “rollup”, un’email che raccoglie tutte le newsletter e altre email che hai deciso di includerci.

Inoltre, attraverso un’interfaccia molto semplice, ti permette di cancellare le iscrizioni con un solo clic. Se hai un dispositivo iOS, è ancora più facile perchè puoi fare tutto attraverso l’app.

Per ripulire la tua casella di posta dalle newsletter e qualsiasi altra comunicazione invadente, fai così:

1. iscriviti ad Unroll.me,
2. fai login,
3. clicca su “Edit subscriptions”,
4. per ciascuna sottoscrizione, decidi con un solo clic se: tenere l’email nell’inbox, aggiungerla al rollup, rimuovere l’iscrizione,
   
5. configura l’aspetto del rollup nelle tue impostazioni

Le tue email non verranno cancellate. Le troverai ordinatamente raccolte in un’apposita etichetta in Gmail. Ma la cosa importante è che non intaseranno più la tua casella email.

Quello che vedrai sarà solo i tuo rollup giornaliero. Scorrendolo potrai rapidamente vedere le anteprime di tutte le email e decidere quali aprire.

3 Notifiche fuori dai …

Oltre alle newsletter, probabilmente ricevi montagne di notifiche. Sono tutte riferite ad eventi importantissimi, vero?

Spesso riceviamo tante notifiche solo perchè non sappiamo come sbarazzarcene. Ecco cosa devi fare:

1. prenditi il tempo necessario a disabilitare le notifiche via email inutili (qualcuno ha detto Facebook?),
2. usa unroll.me per raggruppare quelle assolutamente necessarie,
3. usa le schede di Gmail (in partiolare la scheda Aggiornamenti) per tutte le notifiche che sono veramente importanti.

L’obiettivo fondamentale è evitare di avere notifiche che ti fanno l’occhiolino appena apri Gmail. La distrazione che causano è troppo forte. Anche solo avendole raccolte negli Aggiornamenti, vuol dire che non devi per forza vederle.

4 Usa etichette, schede e filtri

Ricordi che ti avevo detto che Gmail è il migliore? Filtri ed etichette, usati opportunamente, sono due strumenti di Gmail che contribuiscono a renderlo tale.

Le etichette possono essere usate come cartelle. Ma un’email può avere più di un’etichetta, mentre solitamente non può essere messa in più cartelle.

Quindi, ad esempio, un’email riguardante una ricevuta di un acquisto personale può avere contemporaneamente le etichette “personale” e “ricevute”. Non sei costretto a decidere per una sola, come quando trascini un file in una cartella.

Le schede sono invece quelle etichette automatiche che Gmail mostra in alto: Aggiornamenti, Promozioni e così via. Molti ne parlano male, io invece mi ci sono trovato bene.

Se Gmail sbaglia a categorizzare un’email, ad esempio mettendo una promozione in “Aggiornamenti”, trascinala nella scheda giusta. Gmail imparerà e la prossima volta non dovrebbe sbagliare più.

I filtri sono i partner ideali delle etichette. Sostanzialmente, i filtri permettono di impostare specifiche azioni automatiche in base alle email. Puoi ad esempio:

• cancellare email,
• archiviare email,
• applicare etichette ad email,
• inoltrare email,
• segnare un’email come importante,
• ecc.

Usando gli operatori di ricerca, puoi creare delle regole sofisticatissime e ottenere l’organizzazione perfetta per le tue email.

Per usare questi strumenti a tuo vantaggio:

• crea una struttura di etichette e sottoetichette che suddivida le email in base alle tue esigenze,
• crea tutti i filtri che ti servono per spostare le email nelle varie etichette,
• tieni regolarmente aggiornato il funzionamento delle schede correggendo gli errori di Gmail.

Il più possibile, utilizza l’opzione “Ignora posta in arrivo” dei filtri. Ciò ti permette di spostare le email dalla casella principale alle etichette. Lo scopo è avere nella casella principale solamente le comunicazioni più importanti.

Usare le ricerche, le etichette e i filtri giusti può diventare piuttosto “intricato”. Per questo ho pensato di creare un bonus per te. Si tratta di una guida video in cui ti mostro come io uso i filtri per il mio sito FotoComeFare.com.

5 Configura e impara le scorciatoie da tastiera

Io sono un informatico, nel cuore e per formazione. Per me le scorciatoie da tastiera sono quasi più naturali che usare un touch screen.

Se ancora non lo sai (non lo sai!?!?), una scorciatoia da tastiera è una combinazione di tasti da premere per fare qualcosa che normalmente faresti con il mouse. Le più tipiche sono Ctrl+C per copiare il testo e Ctrl+V per incollarlo. Funzionano in qualsiasi programma in cui puoi inserire del testo. Questo su Windows, Mac usa delle scorciatoie a sé.

Ogni software ha le sue scorciatoie da tastiera. In generale, queste rendono moooolto più veloce l’utilizzo del software.

Anche Gmail (siccome è il migliore) ha un bel po’ di scorciatoie, tutte configurabili. Per abilitarle e configurarle fai così:

1. in Gmail, clicca sull’ingranaggio a destra,
2. clicca su Impostazioni,
3. clicca sulla scheda Labs,
4. clicca Attiva in corrispondenza della voce “Scorciatoie da tastiera personalizzate”,
5. clicca su “Salva modifiche” in fondo alla pagina,
6. ricarica la pagina del browser,
7. a questo punto dovresti vedere la scheda “Scorciatoie da tastiera”,
8. clicca e vedrai una lunga lista di scorciatoie,
9. configura le scorciatoie come le preferisci.

Per me le più utili sono le scorciatoie per cancellare e archiviare le email. Inoltre, uso molto le frecce per navigare nella lista di email.

Ma forse, all’inizio la più utile sarà semplicemente il punto di domanda. Da qualsiasi schermata ti servirà a mostrare la lista completa delle scorciatoie disponibili.

6 Disabilita le notifiche

Stefano te l’ha già detto qui. Se c’è un modo sicuro per ridurre la propria efficacia è essere schiavi delle notifiche.

Nel 99% dei casi, non hai bisogno di vedere una nuova email nel momento stesso in cui arriva. Se è così, allora forse il mezzo migliore per quella comunicazione era il telefono, o whatsapp e simili.

Perciò, disabilita tutte le notifiche da Gmail, sul desktop e su mobile. Tutt’al più, puoi raccogliere le comunicazioni importanti in un’etichetta apposita (attraverso i filtri) e attivare le notifiche solo per quell’etichetta.

Su mobile è una funzione accessibile attraverso le impostazioni dell’app. Su web puoi farlo attraverso le estensioni del browser (ad esempio con questa).

7 Decidi quando controllare l’email (e quanto tempo dedicarci)

Le email vanno processate in blocco. Cosa vuol dire?

Vuol dire che non esiste che tieni sempre aperto Gmail in una scheda del browser. O che lo apri appena ti punge l’insetto della procrastinazione.

Fai prima il lavoro che devi fare e, in momenti prefissati, apri la tua casella email. A questo punto, dedica le tue energie e la tua concentrazione a gestire l’email nel migliore dei modi. Poi chiudila e non pensarci più fino al prossimo controllo programmato.

Io, ad esempio, guardo l’email una volta al giorno, di solito al termine della mattina o all’inizio del pomeriggio. Se leggi l’email presto nella giornata, probabilmente ti ritroverai a fare qualcosa che non avevi programmato.

Così le cose importanti, che invece avevi programmato, finiscono nel c…o. Oppure, anche se non ti trovi a fare qualcosa di diverso, ti troverai a pensare qualcosa che riduce la tua concentrazione sul lavoro importante.

Probabilmente alcuni tuoi interlocutori non saranno contenti di questa novità. Spiega loro che lo fai per poter produrre lavoro migliore. Se proprio hanno bisogno di comunicare con urgenza, dai loro il tuo numero di telefono o un altro canale apposito (Skype, Whatsapp, ecc.).

8 È il momento di giocare

Nei passi precedenti hai preparato il campo. Effettivamente si tratta di un po’ di lavoro. Ma sarà impegnativo solo la prima volta. Poi dovrai solo fare un po’ di manutenzione regolare: aggiungere nuovi filtri ed etichette, aggiungere email al rollup, ecc.

A questo punto, sei pronto per processare l’email nella maniera più efficiente possibile. Segui questi passi:

1. apri Gmail (ma dai?),
2. usando le frecce e il pulante Invio, guarda un’email alla volta,
3. “tocca” ogni email una singola volta, facendo una sola di queste azioni:
   • rispondi (se ti richiede meno di 2 min),
   • archivia o cestina,
   • inoltra a followup.cc se vuoi ritornarci tra alcuni giorni,
   • metti nel todo (molte applicazioni per todo list supportano l’inoltro dell’email) e poi archivia,
   • delega,
4. ripeti lo stesso processo per le etichette e le schede.

Un paio di altre raccomandazioni:

• se sei al lavoro, non aprire schede ed etichette personali e viceversa (meglio se di base hai account totalmente distinti),
• se apri un’email con un rimando ad un articolo da leggere, salvalo su Instapaper o nel todo, non leggerlo subito,
• se non hai disabilitato le email dai social media (anche se non so perchè non dovresti farlo), non aprirle a meno che tu non abbia coscientemente deciso che hai tempo da dedicarci.

9 Come scrivere le email più efficaci possibili

Ecco una storia vera:

Email 1 (Io): Ecco i risultati delle mie analisi.

Email 2 (Medico): Ha i valori troppo bassi. Bisogna che facciamo il punto a voce.

Email 3 (Io): Ok, mi dica quando.

Email 4 (Medico): Sentiamoci sabato alle 17 via Skype.

Email 5 (Io): Ok.

Email 6 (Medico): Ho avuto un contrattempo, dobbiamo rimandare.

Email 7 (Io): Ok, mi dica quando.

Email 8 (Medico): Per le 16 oggi ce la fa?

Te lo garantisco, avremmo potuto risparmiare 3 o 4 email in questa sequenza.

Ogni volta che scrivi un’email, devi presentare al tuo interlocutore una chiara azione da fare e tutte le informazioni necessarie a compierla. Inoltre, spesso la cosa migliore è offrire una serie di opzioni, per anticipare le varie situazioni in cui l’interlocutore si può trovare.

Ad esempio, l’Email 2 qui sopra contiene un errore grossolano. Il medico scrive “Dobbiamo fare il punto a voce”. Ma perchè non mi dice quando? (Ti confesso che mi ha fatto imbestialire)

Inoltre, non avrebbe solo dovuto dirmi quando. Avrebbe dovuto darmi diverse opzioni. Ad esempio diverse giornate e diversi orari.

Infatti, l’Email 4 mi dava un orario, ma se non avessi potuto essere su Skype a quell’ora in quel giorno avrei dovuto proporre io alcuni orari. Chissà quante volte avremmo rimbalzato avanti e indietro.

Questa è la raccomandazione fondamentale per scrivere email efficaci. Inoltre, abituati a non usare l’email come se fosse una chat o il telefono. Se hai bisogno di risposte immediate, non usare l’email.

E insegna anche agli altri che l’email è uno strumento asincrono. Non puoi dare per scontato una risposta veloce, a meno che non ci sia un accordo preliminare a riguardo.

Infine, se ti trovi a scrivere spesso email simili, usa le risposte predefinite. Gmail include una funzione apposita: le Risposte Predefinite. Puoi creare dei modelli dei email da richiamare con un clic.

Oppure, puoi usare Google Drive, Evernote o strumenti simili per salvare i testi predefiniti. Esistono anche diverse estensioni per il browser che ti aiutano in questo senso.

[Modalità PRO attivata]

I consigli sopra valgono per qualsiasi tipo di email. Pensando solo alla programmazione di appuntamenti, in realtà non ti serve nemmeno mandare le email. Esistono dei software che ti risparmiano il lavoro e garantiscono il risultato.

Su ItalianIndie usiamo YouCanBook.me. Funziona così:

1. su YouCanBook.me crei un calendario con la tua disponibilità,
2. integri il calendario con il tuo Google Calendar,
3. quando devi programmare un appuntamento, dai alla persona interessata un link al tuo calendaio di YouCanBook.me,
4. la persona vede come orari disponibili quelli che hai specificato tu, esclusi gli appuntamenti già fissati su Google Calendar (qui sotto il calendario che ho usato per prenotare le preinterviste in occasione dell’evento live Imprenditore Digitale su Italian Indie),
   
5. tra questi orari scegliere quello che preferisce,
6. l’appuntamento viene segnato sul tuo Google Calendar.

Numero di email scambiate: 1.

In più, YouCanBook manda una conferma ad entrambi e dà la possibilità di annullare autonomamente l’appuntamento. La versione a pagamento aggiunge anche reminder e molte altre funzioni utili per un uso avanzato.

[Modalità PRO disattivata]

10 Livello ninja: delega l’email

Il metodo che ti ho appena descritto va ripetuto ed oliato per renderlo il più efficiente possibile. Col tempo, migliorerai le etichette e i filtri. Poi, diventerai più veloce ed efficace nello scrivere le email. Infine, creerai un database di risposte predefinite per ogni occasione.

A questo punto, sarà molto facile spiegare la procedura che tu usi ad un’altra persona. Trovare un assistente virtuale che faccia questo tipo di lavoro è facilissimo. Per fortuna anche in Italia.

Dovrai solo dire all’assistente su quali email lavorare in maniera autonoma usando la procedura che stai usando tu e quali invece assegnare a te. Ti ritroverai così ogni giorno con una manciata di email da leggere. Le altre saranno state tutte gestite dall’assistente!

Conclusione

Questo metodo funziona. Perderai un po’ di tempo per l’impostazione iniziale. Però, appena tutto sarà pronto, riuscirai a gestire tutte le tue email veloce come il fulmine. E sarai anche più efficace a trattare ogni email (ovvero a fare la cosa giusta e a farla bene).

Ricordati, una volta iniziato ad usare questo sistema, di personalizzarlo. Scegli le scorciatoie da tastiera più comode. Imposta la struttura di etichette che più si adatta a te. Automatizza il più possibile con i filtri.

Inoltre, ricordati di fare manutenzione. Non lasciare che qualche nuova newsletter a cui ti sei iscritto sporchi la casella principale. Periodicamente (ad esempio una volta al mese) rivedi le tue iscrizioni, raffina il tuo rollup e elimina le iscrizioni non più utili.

Con pochi minuti di manutenzione ogni tanto, ti garantirai ogni giorno una casella email senza messaggi pendenti!

E non dimenticare: ho preparato per te la guida all’automazione di Gmail con filtri ed etichette. Clicca qui per scaricarla.