Gestione del tempo: uno schema pratico per studenti e lavoratori

Le tue giornate passano veloci e tu resti fermo? Hai un progetto che non riesci a completare, o non sai nemmeno cosa fare nella vita?

• Se stressato.
• Sei un procrastinatore e rimandi sempre a domani.
• Rincorri gli eventi.
• Non ti senti padrone della tua vita.
• Ti manca un percorso da seguire.
• Il futuro è un’incognita.
• Sei vittima della procrastinazione e lasci tutto all’ultimo minuto.
• Sai di essere pigro, ma non sai come risolvere.

In tutte queste situazioni, il tuo problema potrebbe essere la gestione del tempo: non sai come organizzare la tua giornata per fare tutto quello che devi senza stress. Non sai programmare il tuo cervello verso l’azione, ma non un’azione qualsiasi: vuoi ottenere il massimo risultato con il minimo sforzo, senza stress e con i tuoi giusti momenti di relax.

Vuoi trovare un giusto bilanciamento fra lavoro e relax, vuoi battere la procrastinazione in modo semplice. Se sei in una di queste situazioni, imparare a gestire il tempo ti aiuterà a darti una mossa.

3 aree di azione

Tutte le cose che fai si possono dividere in una matrice 2×2:

 

Ogni tuo attimo di tempo si divide in attività:

• Urgenti e importanti
• Urgenti e non importanti
• Non urgenti e importanti
• Non urgenti e non importanti.

A seconda del tempo che dedichi nella tua giornata alle diverse fasce, rientri in una categoria di persone.

La peggiore è la prima fase, quella delle attività non importanti e non urgenti. Stai sprecando il tuo tempo in attività inutili, senza pensare ad altro. Lo svago è importante per una vita equilibrata, ma se non lo limiti puoi dire addio alla tua crescita personale. Lo svago serve a recuperare le energie dopo una giornata di lavoro, non a tappare i buchi della noia. Se sei in questa fascia, non hai ancora un piano per gestire i tuoi giorni né degli obiettivi da raggiungere.

Parliamo di chi passa il giorno a inseguire attività urgenti ma non importanti. Può essere:

• Il super-attivo: una vita sociale frenetica non ti permette di concentrarti su quello che è veramente importante, vivi alla giornata ma con un senso di insoddisfazione che non riesci a colmare. Hai l’agenda piena e ti chiedi come fa certa gente a trovare il tempo di lavorare seriamente a un progetto a lungo termine.
• Il sì-a-tutto, la persona che non sa dire di no quando qualcuno gli chiede qualcosa. Fai favori agli altri, esci anche quando sai che sei occupato, lasci il controllo del tuo tempo agli eventi esterni. Non sai regolare la tua giornata e ti perdi nel rumore di fondo.
• Lo svogliato: non hai voglia di faticare, quindi cerchi di sentirti meno in colpa facendo altri compiti urgenti ma che non sono così importanti da richiedere impegno. È la situazione dello studente che dovrebbe stare sui libri, ma invece si mette a pulire camera sua come scusa per continuare ad essere pigro.
• L’impreparato: non ha ben chiaro cosa vuole dalla vita, quindi lavora sodo pensando che basti questo per ottenere risultati importanti e la felicità. Poi vede persone che con meno lavoro e meno stress fanno di meglio, danno la colpa al talento (che non esiste), alla fortuna, a Zeus. In realtà queste persone pensano di fare cose importanti e urgenti, ma sono nella fascia delle cose inutili e urgenti: sprecano il loro tempo senza saperlo.

In tutti questi casi, hai la volontà ma poco altro: sai che devi fare qualcosa, ma non sai come o non hai voglia. La tua gestione del tempo è così scarsa che non trovi il tempo per fare quello che veramente ti serve.

Quando trovi un lavoro o entri in un’università impegnativa, cominci a capire che 24 ore sono poche. Sei schiacciato dagli impegni ed entri nella terza fase di gestione del tempo: lo stressato cronico che non ha tempo per godersi la vita, perché ha più impegni di quelli che riesce a gestire. Passi la giornata in attività importanti e urgenti. Un esempio è lo studente di medicina che si trova con l’acqua alla gola prima di ogni esame, con 200 pagine da studiare in un giorno (per il quale consiglio questo articolo di Efficacemente.com, o questa tecnica fenomenale).

Sei già a un livello più evoluto rispetto ai primi due: hai in mente un obiettivo e più o meno sai come raggiungerlo, ma non hai un piano per gestire al meglio i tuoi impegni. Così aumenta lo stress, diminuisce la concentrazione e i risultati non si fanno vedere. Otterrai di meno e vivrai male. Ricorda che lo scopo della vita è essere felice, non diventare “una persona di successo” secondo gli standard limitanti della società!

Alla fine di questo articolo sarai nella quarta categoria: le persone che svolgono in anticipo i compiti importanti prima che diventino urgenti. È così lo studente furbo che studia con largo anticipo, così che l’ultima settimana deve solo ripassare 30-60 minuti al giorno e può andare a Gardaland il giorno prima dell’esame, perché ha già fatto tutto. A proposito: se hai appena iniziato l’ultimo anno di superiori, questo è il momento giusto per imparare come superare la maturità senza stress.

Puoi raggiungere questo risultato solo quando sai cosa fare, sai come farlo e hai un piano dettagliato del percorso. Non solo: invece che aspettare i problemi e affrontarli quando si verificano, sei proattivo e li anticipi. Riesci a combinare il successo e la felicità, anche se hai tanti impegni non sei stressato. Questo è il modo migliore per vivere, perché non sacrifichi nessun aspetto della tua vita.

Quindi quello che vuoi fare è massimizzare il tempo che spendi nelle attività importanti ma non urgenti, minimizzare le attività urgenti che sono la causa dello stresso (importanti e non) e dare alle attività ricreative (non importanti e non urgenti) lo spazio giusto.

Pianificazione a lungo e breve termine: una differenza importante

Una volta che conosci le quattro aree di azione e sai dove concentrare i tuoi sforzi, una volta che hai capito la differenza fra importanza e urgenza, puoi entrare in campo e creare un piano efficace per la gestione del tempo.

Devi farlo secondo due direttrici diverse, con la seconda che deriva dalla la prima:

1. Lungo termine.
2. Breve termine.

La pianificazione a lungo termine è quella che riguarda i tuoi sogni, gli obiettivi che vuoi completare fra uno o dieci anni. Gli obiettivi a breve termine sono invece le tappe intermedie che compongono il tuo percorso di crescita personale, che ti porterà alla felicità e al raggiungimento degli obiettivi.

Questi tipi di pianificazione seguono principi diversi e devi usare strategie differenti per definirli.

Come gestire la pianificazione a lungo termine

Pianificazione a lungo termine significa sapere dove ti porteranno le azioni che compi ogni giorno. Se agisci al momento, se hai una personalità reattiva che non sa pianificare al di là della giornata, passerai troppo tempo nell’area dello stress: attività urgenti. La tua efficienza calerà, ti sentirai troppo preso dagli impegni e senza tempo da dedicare a te stesso.

La soluzione sta nel creare una mappa mentale dove metti al centro il tuo obiettivo, quello che vuoi arrivare a fare fra anni, e fai partire vari rami con obiettivi minori e più immediati. Usa questa tecnica:

1. In un foglio banco, scrivi al centro il tuo grande obiettivo.
2. Chiediti: “come faccio a realizzarlo?” e scrivi intorno tutte le risposte che vengono in mente.
3. Per ogni punti continua a chiederti il “come” finché non arrivi ad azioni semplici e immediate che puoi fare oggi.
4. Sfrutta questi mini-obiettivi per organizzare le tua giornata in maniera efficace.

Questo è un processo che spiego in dettaglio nel mio manuale anti-confusione che puoi scaricare a questo indirizzo.

Ad esempio, nel nuovo manuale che sto scrivendo  ho creato un foglio Excel con un piano per tutte le cose che devo fare da qui alla pubblicazione, poi ho usato una mappa mentale per definire meglio i compiti più complessi.

Come gestire la pianificazione a breve termine

Una volta che hai capito cosa vuoi fare nella vita, è il momento di creare un piano che ti permetta di ottenere la massima efficienza e il minimo stress, tenendoti lontano dai problemi urgenti e farti dedicare più tempo alle cose importanti che non ti mettono ansia, perché non sono ancora urgenti.

L’unico modo per trovare le attività importanti ma non urgenti è attraverso la pianificazione: visto che non sono sotto gli occhi, se vivi alla giornata non te ne accorgerai prima che sia troppo tardi. Se lasciate a loro stesse, le attività importanti con il tempo diventano urgenti: se sei uno studente sai che è importante studiare, ma senza un piano arriverai all’ultimo minuto con un mattone di 500 pagine da memorizzare (situazione urgente e stressante).

Puoi creare un piano solo dopo aver superato un limite dell’inconscio: la mente non sa pianificare a lungo termine. Cerca il piacere immediato e si mette in azione su compiti poco gratificanti solo quando il dolore dell’urgenza supera il piacere dell’ozio. In altre parole, l’inconscio ti dà una spinta motivazionale solo quando sei con l’acqua alla gola. Prima se ne frega e aspetta che le attività importanti diventino urgenti, perché una puntata di Spartacus è più divertente che studiare.

Anche se non puoi cambiare l’inconscio, puoi aggirarlo mettendo il pilota automatico della pianificazione giorno per giorno. È una tecnica semplice che ti prende 5 minuti, ma dà benefici immediati.

Una volta che hai spezzettato abbastanza un obiettivo a lungo termine, sai quello che devi fare e come. Diciamo che hai quattro esami che hai pianificato di passare nella prossima sessione, cosa fare? Se ti fermi qui, l’inconscio stimolerà l’azione quando dovrai stare 12 ore al giorno sui libri per avere speranza di passare.

Invece prendi ciascuno di questi esami e decidi in anticipo quante pagine devi studiare ogni giorno. Analisi 2 è 600 pagine, so che posso studiare 10 pagine all’ora, quindi 30 pagine in una mattina standard. A questo ritmo, ci vogliono 20 giorni di studio. Sabato e domenica non studio analisi, quindi 4 settimane. Aggiungo una settimana di ripasso e 5 giorni per eventuali dubbi e relax pre-esame, più altri 4 giorni per imprevisti. Sono 44 giorni, quindi inizierò a studiare 44 giorni prima dell’esame e da lunedì a venerdì dovrò studiare 30 pagine al giorno entro pranzo.

Pianifica in questo modo anche le altre attività, non solo gli esami: cinema con gli amici, corsetta quotidiana, relax, cucinare, pause durante lo studio.

Quando ti svegli la mattina, dopo aver fatto una buona colazione, prendi carta e penna e scrivi il tuo piano della giornata ora per ora: focalizza la mente su un piano preciso e l’inconscio metterà il pilota automatico fino a sera: il dolore di fallire un obiettivo auto-imposto è superiore al piacere di non fare niente tutto il giorno. L’inconscio segue una logica di piacere-dolore, se sai come incanalarla la tua mente sarà un alleato per il successo.

Più pianifichi i tuoi giorni e mesi nel dettaglio, più raggiungerai un obiettivo in modo facile e senza stress. Se non pianifichi affatto, sarai sempre nel pallone a rincorrere gli eventi urgenti piuttosto che focalizzarti sulle cose importanti.

E tu in che quadrante sei?

Pensa alla tua ultima settimana e fai una bozza in cui dividi il tuo tempo nelle quattro aree: dove hai passato più tempo? Che tipo di persona sei? Fammelo sapere nei commenti. 🙂